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企業會計信息化工作規范解讀之一

//cciia.org.cn　 2013-12-25 16:11:12　 來(lai)源：財(cai)政部網站

    一、有關背(bei)景

　　信息(xi)技(ji)術(shu)的(de)發展(zhan)已經使電子資料(liao)(liao)能夠代替紙(zhi)面資料(liao)(liao),然而(er)受過(guo)去(qu)文件(jian)規定以(yi)及習慣和觀念的(de)束縛，企(qi)(qi)(qi)業(ye)不得不將電子會(hui)計(ji)(ji)資料(liao)(liao)輸出(chu)為紙(zhi)面文件(jian)，造成(cheng)紙(zhi)張(zhang)、設備、能源(yuan)、人力、儲存空間的(de)消耗(hao)。據(ju)某(mou)大型國企(qi)(qi)(qi)反(fan)映，該企(qi)(qi)(qi)業(ye)每年因會(hui)計(ji)(ji)資料(liao)(liao)打(da)印所帶來(lai)的(de)各(ge)種成(cheng)本耗(hao)費超(chao)過(guo)3,000萬元。由(you)此估算(suan)全(quan)國企(qi)(qi)(qi)業(ye)的(de)耗(hao)費，保守的(de)數字也達數億元。平均計(ji)(ji)算(suan)，我國企(qi)(qi)(qi)業(ye)每天因會(hui)計(ji)(ji)資料(liao)(liao)打(da)印而(er)發生的(de)成(cheng)本超(chao)過(guo)100萬元。

　　信(xin)(xin)息(xi)化(hua)的(de)價值和目標之一是取代手工作業(ye)和紙(zhi)面文(wen)件。如果沒有充分的(de)理由，僅僅因為會(hui)(hui)(hui)計資料是電子形式而(er)不予認可，則(ze)信(xin)(xin)息(xi)化(hua)的(de)優勢就大(da)打(da)折扣，也會(hui)(hui)(hui)挫傷企業(ye)開(kai)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)計信(xin)(xin)息(xi)化(hua)的(de)積極(ji)性(xing)，阻礙(ai)會(hui)(hui)(hui)計信(xin)(xin)息(xi)化(hua)的(de)深(shen)入發展(zhan)。而(er)且，會(hui)(hui)(hui)計資料的(de)紙(zhi)面要求，會(hui)(hui)(hui)進一步導致企業(ye)間(jian)交易擺脫(tuo)不了紙(zhi)面文(wen)件的(de)傳遞，整個經(jing)濟體系(xi)交易環(huan)節的(de)信(xin)(xin)息(xi)化(hua)發展(zhan)也受到制約，從而(er)阻礙(ai)社會(hui)(hui)(hui)產品和服務(wu)模式的(de)創(chuang)新。

　　從政策制度層面認可電(dian)子會(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)料(liao)的(de)(de)(de)(de)(de)有(you)效性，免除企(qi)業(ye)對一定(ding)(ding)范(fan)圍內(nei)會(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)料(liao)的(de)(de)(de)(de)(de)打印責任，是建設(she)社會(hui)(hui)主義(yi)生(sheng)態(tai)文(wen)明(ming)，促(cu)進社會(hui)(hui)整(zheng)體信(xin)(xin)息(xi)化水平進一步提(ti)高的(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)實要(yao)求。《企(qi)業(ye)會(hui)(hui)計(ji)信(xin)(xin)息(xi)化工(gong)作(zuo)規范(fan)》（以下簡稱(cheng)工(gong)作(zuo)規范(fan)）制定(ding)(ding)過程(cheng)中，企(qi)業(ye)對會(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)料(liao)無(wu)紙(zhi)化的(de)(de)(de)(de)(de)呼(hu)聲十分強烈和急迫(po)。為此，工(gong)作(zuo)規范(fan)第四(si)十條、第四(si)十一條做了相(xiang)應規定(ding)(ding)。盡管(guan)內(nei)容不多(duo)，這兩條規定(ding)(ding)卻(que)在政策層面實現(xian)了無(wu)紙(zhi)化的(de)(de)(de)(de)(de)破冰，是工(gong)作(zuo)規范(fan)的(de)(de)(de)(de)(de)重要(yao)突破之(zhi)一，對企(qi)業(ye)提(ti)高會(hui)(hui)計(ji)工(gong)作(zuo)效率，乃至對整(zheng)個社會(hui)(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)信(xin)(xin)息(xi)化應用的(de)(de)(de)(de)(de)深入都(dou)將帶來深刻的(de)(de)(de)(de)(de)影(ying)響。

　　二、條文解讀

　　盡管無(wu)(wu)紙(zhi)(zhi)化(hua)(hua)是(shi)方向，但從會(hui)計(ji)資料作為會(hui)計(ji)核算結(jie)果的(de)證據和線索，具有(you)保(bao)存價(jia)值來講，會(hui)計(ji)資料無(wu)(wu)紙(zhi)(zhi)化(hua)(hua)也不是(shi)無(wu)(wu)條(tiao)(tiao)件的(de)。工(gong)作規范第四(si)十(shi)條(tiao)(tiao)、四(si)十(shi)一(yi)條(tiao)(tiao)的(de)規定有(you)兩層(ceng)含(han)義：一(yi)是(shi)會(hui)計(ji)資料可(ke)以(yi)無(wu)(wu)紙(zhi)(zhi)化(hua)(hua)管理(li)；二(er)是(shi)只有(you)在保(bao)證會(hui)計(ji)事項可(ke)追述、可(ke)證明的(de)條(tiao)(tiao)件下，才能對會(hui)計(ji)資料進(jin)行無(wu)(wu)紙(zhi)(zhi)化(hua)(hua)管理(li)。

　　兩條(tiao)規定的區別在于(yu)(yu)：第四(si)十(shi)條(tiao)是關(guan)于(yu)(yu)內部生成會(hui)計(ji)資料，而第四(si)十(shi)一(yi)條(tiao)是關(guan)于(yu)(yu)外部獲取(qu)會(hui)計(ji)資料。

　　（一(yi)）內部生成會計資料

　　工作規(gui)范第(di)四(si)十條規(gui)定：

　　企業內部生成的會計憑證、賬簿和(he)輔助性會計資料(liao)，同(tong)時滿足(zu)下列條件的，可(ke)以不輸(shu)出紙(zhi)面資料(liao)：

　　（一）所記載的事項屬(shu)于本(ben)企業(ye)重復(fu)發生的日常業(ye)務；

　　（二）由(you)企業信息系統自動生成；

　　（三）可及時在企業(ye)信息系(xi)統中以人類可讀形式查詢和(he)輸(shu)出(chu)；

　　（四）企業(ye)信(xin)息系統具(ju)有防止(zhi)相關數據被篡(cuan)改(gai)的(de)有效機制；

　　（五）企(qi)業對相關數據建立了電子備份制度，能有效防(fang)范自然災(zai)害、意(yi)外事故(gu)和人為破壞(huai)的影響；

　　（六）企業對電(dian)子和紙(zhi)面會計資(zi)料(liao)建立了完善的索引體系。

　　1. 會計資料范圍(wei)

　　該條(tiao)明確規定，可以無紙化管理(li)的內部(bu)生成(cheng)會(hui)計資料(liao)有(you)會(hui)計憑證(zheng)、賬(zhang)(zhang)簿和輔助(zhu)性(xing)會(hui)計資料(liao)。這(zhe)里的會(hui)計憑證(zheng)，包括原始憑證(zheng)和記賬(zhang)(zhang)憑證(zheng)，會(hui)計賬(zhang)(zhang)簿包括總賬(zhang)(zhang)、明細賬(zhang)(zhang)和日記賬(zhang)(zhang)，而(er)輔助(zhu)性(xing)會(hui)計資料(liao)則(ze)含義寬泛(fan)，包括固定資產卡(ka)片、項目(mu)輔助(zhu)賬(zhang)(zhang)、銀行存款余額調節表(biao)等各(ge)種會(hui)計資料(liao)。

　　2. 業務范圍

　　對第（一(yi)(yi)）項條件，要注意準確(que)理解“重復發(fa)(fa)生(sheng)的(de)(de)(de)(de)日(ri)常業務”。這(zhe)里的(de)(de)(de)(de)“重復發(fa)(fa)生(sheng)”是指在一(yi)(yi)年(nian)內反復發(fa)(fa)生(sheng)。這(zhe)里的(de)(de)(de)(de)“日(ri)常”是指在企業的(de)(de)(de)(de)經營循環中可以預(yu)期將會發(fa)(fa)生(sheng)的(de)(de)(de)(de)事(shi)項。

　　例(li)如：購銷業(ye)務(wu)、固定資(zi)(zi)產折舊、貨幣(bi)資(zi)(zi)金收(shou)付，這些業(ye)務(wu)比較明(ming)顯屬(shu)于重復發生(sheng)的(de)(de)日(ri)常(chang)業(ye)務(wu)，相(xiang)關(guan)的(de)(de)會(hui)計(ji)資(zi)(zi)料(liao)(liao)，如憑證(zheng)、分(fen)類賬、日(ri)記賬、固定資(zi)(zi)產卡片、銀行存款余(yu)額調節(jie)表(biao)，都(dou)屬(shu)于滿(man)足該項(xiang)條件的(de)(de)會(hui)計(ji)資(zi)(zi)料(liao)(liao)。企業(ye)每月結賬，相(xiang)關(guan)記賬憑證(zheng)同(tong)樣滿(man)足這里的(de)(de)“重復發生(sheng)的(de)(de)日(ri)常(chang)業(ye)務(wu)”條件。

　　利潤分配(pei)一(yi)(yi)般是每年進行(xing)一(yi)(yi)次(ci)(ci)，每次(ci)(ci)的(de)發生(sheng)(sheng)的(de)內容不完全相同(tong)，也不能預期(qi)一(yi)(yi)定(ding)會(hui)發生(sheng)(sheng)，因此(ci)不滿足該(gai)(gai)項(xiang)(xiang)條(tiao)(tiao)件。債務重(zhong)組、企業并(bing)購等事(shi)項(xiang)(xiang)，盡管有可能在一(yi)(yi)年內重(zhong)復發生(sheng)(sheng)，但這(zhe)種重(zhong)復并(bing)不是企業經營循(xun)環中必然發生(sheng)(sheng)的(de)事(shi)項(xiang)(xiang)，不可能預期(qi)，因此(ci)也不符合該(gai)(gai)項(xiang)(xiang)條(tiao)(tiao)件。

　　做(zuo)出該項規定的(de)(de)主要考慮是，企業會計資料絕大多與重復發(fa)生的(de)(de)日常業務有(you)關，這些資料實現無(wu)紙化，就(jiu)能(neng)達到節省(sheng)社會資源的(de)(de)主要目的(de)(de)。而(er)除(chu)此之外的(de)(de)業務，不(bu)僅數量少，而(er)且一(yi)般(ban)來說(shuo)風險(xian)大、重要程度高，在(zai)會計監督中，相關資料被查閱的(de)(de)可能(neng)性大；同時(shi)，由(you)于(yu)這類業務沒有(you)固定規則，一(yi)般(ban)不(bu)可能(neng)由(you)信(xin)息系統(tong)自動(dong)生成，而(er)是以人工處理為主，因此應當留有(you)紙面資料，以便查證。

　　需(xu)要指(zhi)出(chu)的(de)是(shi)，一項會(hui)計業務(wu)(wu)同時涉及到(dao)多種(zhong)(zhong)會(hui)計資料，則應當分別判(pan)斷各種(zhong)(zhong)會(hui)計資料是(shi)否(fou)滿足該項條(tiao)件。例如，債務(wu)(wu)重(zhong)組(zu)是(shi)非(fei)日常(chang)(chang)業務(wu)(wu)，其原始(shi)憑證和記賬(zhang)憑證中記載的(de)內容(rong)不屬于(yu)“重(zhong)復發(fa)生的(de)日常(chang)(chang)業務(wu)(wu)”。但有(you)關記賬(zhang)憑證的(de)內容(rong)需(xu)要登記分類賬(zhang)，可能涉及到(dao)財(cai)務(wu)(wu)費用(yong)總賬(zhang)和明(ming)細賬(zhang)。財(cai)務(wu)(wu)費用(yong)的(de)發(fa)生對于(yu)分類賬(zhang)來說，則應當屬于(yu)“重(zhong)復發(fa)生的(de)日常(chang)(chang)業務(wu)(wu)”。

　　3.電子會計(ji)資料(liao)的“原生”性

　　第（二）項(xiang)條件，本意是指“原生(sheng)(sheng)”電(dian)(dian)子(zi)會計資料(liao)。所(suo)謂“原生(sheng)(sheng)”是與(yu)“從(cong)紙面(mian)轉(zhuan)換”相對應的。原生(sheng)(sheng)會計資料(liao)一般都與(yu)重復發生(sheng)(sheng)的日(ri)常業務(wu)相關。例如(ru)，對于電(dian)(dian)信企業，確(que)認話費(fei)收入(ru)的分錄是由業務(wu)結(jie)算系統傳遞數據(ju)，會計軟(ruan)件根(gen)據(ju)既定業務(wu)規(gui)則自動生(sheng)(sheng)成的，這種情況下(xia)的記賬憑證就是原生(sheng)(sheng)電(dian)(dian)子(zi)資料(liao)。

　　而如果一項原(yuan)始憑證從紙(zhi)面掃描為(wei)電子(zi)影(ying)像，或(huo)者(zhe)將手工填寫的(de)(de)記賬憑證（例如利潤(run)分配(pei)）輸入(ru)到會(hui)計軟(ruan)件中，這(zhe)些(xie)電子(zi)資(zi)(zi)料(liao)就是“從紙(zhi)面轉換”的(de)(de)，而不是由信息(xi)系統自動生成(cheng)。這(zhe)些(xie)會(hui)計資(zi)(zi)料(liao)在歸檔(dang)前，應當(dang)保留(liu)原(yuan)紙(zhi)面資(zi)(zi)料(liao)，至(zhi)于(yu)歸檔(dang)可以采取的(de)(de)形式(shi)，則(ze)屬(shu)于(yu)歸檔(dang)管理問題(ti)，應遵循工作規范第(di)四十二條。

　　需要注意(yi)的(de)(de)是(shi)，上述“從(cong)紙面轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)”是(shi)指直(zhi)接轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)，如果紙面會計資(zi)料(liao)轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)為(wei)(wei)電(dian)子資(zi)料(liao)后，又經過進一(yi)步處理，繼續轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)為(wei)(wei)其(qi)他(ta)資(zi)料(liao)，則其(qi)他(ta)資(zi)料(liao)應當視(shi)為(wei)(wei)“原生”而非“轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)”的(de)(de)。例如，一(yi)張紙面銷(xiao)售單(dan)錄(lu)入(ru)到信息系統中(zhong)，則這張銷(xiao)售單(dan)屬于“轉(zhuan)(zhuan)(zhuan)換(huan)(huan)”的(de)(de)原始(shi)憑(ping)證(zheng)，但如果系統根據(ju)錄(lu)入(ru)的(de)(de)銷(xiao)售數據(ju)自動(dong)生成了記(ji)(ji)賬(zhang)憑(ping)證(zheng)，則該記(ji)(ji)賬(zhang)憑(ping)證(zheng)就(jiu)應當視(shi)為(wei)(wei)“原生”電(dian)子資(zi)料(liao)。

　　4. 可查詢性

　　第（三）項條(tiao)件要求(qiu)無紙化(hua)會計(ji)資(zi)料(liao)必須可供查詢(xun)輸(shu)出。這(zhe)里(li)的(de)輸(shu)出包括顯示和(he)打(da)印。對于該項條(tiao)件，要把握好“及時(shi)”以及“人類可讀”兩項要求(qiu)。

　　“及(ji)時”是指，電子會計(ji)資料(liao)應當隨(sui)時處(chu)于“在線(xian)”狀態，打(da)開(kai)終端設備就(jiu)可以(yi)訪(fang)問到，而不(bu)需(xu)要復雜的(de)技術準備過程。例如(ru)，有(you)的(de)企(qi)業(ye)(ye)轉換會計(ji)軟件后，由(you)于原(yuan)有(you)軟件中(zhong)的(de)數(shu)據不(bu)能(neng)遷移到新軟件系(xi)(xi)統中(zhong)，就(jiu)將(jiang)原(yuan)有(you)軟件系(xi)(xi)統及(ji)相關服務器等(deng)保留在線(xian)運(yun)(yun)行。這(zhe)一做法(fa)符(fu)合(he)及(ji)時性要求。如(ru)果企(qi)業(ye)(ye)停(ting)止(zhi)系(xi)(xi)統運(yun)(yun)行，將(jiang)服務器關閉，脫(tuo)離(li)企(qi)業(ye)(ye)網絡并閑置，這(zhe)種(zhong)情況(kuang)下，資料(liao)的(de)查詢就(jiu)需(xu)要重新上線(xian)，而且不(bu)能(neng)確(que)保原(yuan)有(you)系(xi)(xi)統能(neng)夠正常運(yun)(yun)行，也就(jiu)不(bu)符(fu)合(he)及(ji)時性要求。

　　“人類可(ke)讀”是(shi)(shi)(shi)相對于“計(ji)(ji)算(suan)機可(ke)讀”而言，它包括(kuo)兩層含義：一是(shi)(shi)(shi)資料(liao)(liao)要(yao)以(yi)(yi)人類可(ke)以(yi)(yi)理(li)解的(de)(de)(de)(de)形式(shi)(shi)呈現(xian)，而不是(shi)(shi)(shi)一堆計(ji)(ji)算(suan)機代碼和純數(shu)據(ju)(ju)，也(ye)就(jiu)是(shi)(shi)(shi)說不僅要(yao)有(you)(you)數(shu)據(ju)(ju)，還(huan)要(yao)有(you)(you)能對這些(xie)數(shu)據(ju)(ju)進行(xing)解析的(de)(de)(de)(de)應用(yong)軟件。這里的(de)(de)(de)(de)應用(yong)軟件一般就(jiu)是(shi)(shi)(shi)會計(ji)(ji)軟件或者文(wen)檔(dang)處理(li)軟件。例如，有(you)(you)的(de)(de)(de)(de)企業(ye)對于過去的(de)(de)(de)(de)會計(ji)(ji)資料(liao)(liao)只以(yi)(yi)刻錄光(guang)盤(pan)的(de)(de)(de)(de)形式(shi)(shi)留(liu)存了數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)文(wen)件，而沒有(you)(you)保(bao)留(liu)相關的(de)(de)(de)(de)會計(ji)(ji)軟件，那么這些(xie)會計(ji)(ji)資料(liao)(liao)將無法查(cha)詢并以(yi)(yi)正確(que)形式(shi)(shi)呈現(xian)，這就(jiu)不符合(he)該項條件。二是(shi)(shi)(shi)呈現(xian)的(de)(de)(de)(de)方(fang)式(shi)(shi)應當(dang)符合(he)會計(ji)(ji)領(ling)域約(yue)定俗成(cheng)的(de)(de)(de)(de)內容和格(ge)式(shi)(shi)，而不是(shi)(shi)(shi)體現(xian)特殊業(ye)務(wu)邏輯的(de)(de)(de)(de)內容格(ge)式(shi)(shi)。

　　5. 防篡(cuan)改機制

　　防(fang)止篡改是確保會(hui)計(ji)資(zi)料的(de)證據和(he)軌跡價值的(de)基本要(yao)求。防(fang)篡改數據的(de)機(ji)(ji)制是信息(xi)系統層面的(de)問(wen)題，它(ta)不僅涉(she)及(ji)會(hui)計(ji)軟(ruan)件功能，還涉(she)及(ji)諸(zhu)如系統安全、職責分工(gong)和(he)流(liu)程(cheng)設計(ji)等問(wen)題。但對企(qi)業(ye)而言，首先是選用的(de)會(hui)計(ji)軟(ruan)件應當遵循工(gong)作規范第二章要(yao)求。此外，會(hui)計(ji)軟(ruan)件本身在設計(ji)上應當有防(fang)篡改機(ji)(ji)制，包(bao)括對數據庫的(de)加密，對各類(lei)系統操作權限的(de)分離控(kong)制等。

　　由于會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)評審制(zhi)度的(de)(de)取(qu)消，對(dui)會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)的(de)(de)監管一(yi)(yi)度比較(jiao)薄(bo)弱，造成目前(qian)市(shi)面上的(de)(de)一(yi)(yi)些商(shang)品化會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)并不(bu)完全滿足上述(shu)要求，例(li)如(ru)，有(you)的(de)(de)會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)對(dui)數據庫沒有(you)任何(he)加密措施，完全開放(fang)，任何(he)具備一(yi)(yi)定(ding)知識的(de)(de)人員都(dou)可以(yi)繞過會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)直接對(dui)數據庫進行編輯修改。有(you)的(de)(de)會(hui)(hui)計(ji)(ji)軟(ruan)(ruan)件(jian)提供反(fan)結(jie)賬(zhang)、反(fan)記賬(zhang)、反(fan)審核等各種逆向操作(zuo)功(gong)能，且沒有(you)對(dui)操作(zuo)內容詳細日志記錄，這種情況(kuang)下(xia)，如(ru)果缺(que)乏紙(zhi)面資料制(zhi)約，企業就可以(yi)為(wei)所欲(yu)為(wei)，失去(qu)了會(hui)(hui)計(ji)(ji)工(gong)作(zuo)起碼的(de)(de)嚴肅性。

　　因此，實施(shi)會計資料無紙化(hua)管(guan)理(li)，企業首先要對(dui)其會計軟件進行評估，只有(you)滿足本項規定條件的才能進行。

　　6. 備份制度

　　第（五）項條件，建立(li)電(dian)子會計(ji)(ji)資(zi)(zi)料(liao)(liao)的(de)備份(fen)制度(du)，是保證會計(ji)(ji)資(zi)(zi)料(liao)(liao)安(an)全的(de)基本要求。電(dian)子資(zi)(zi)料(liao)(liao)相對(dui)(dui)紙面(mian)資(zi)(zi)料(liao)(liao)有更多的(de)滅(mie)失風險因素。在會計(ji)(ji)資(zi)(zi)料(liao)(liao)打(da)(da)印輸出的(de)情況下，紙面(mian)資(zi)(zi)料(liao)(liao)與電(dian)子資(zi)(zi)料(liao)(liao)實(shi)際形成(cheng)相互(hu)備份(fen)關(guan)系。而(er)一旦不(bu)打(da)(da)印了，則對(dui)(dui)于電(dian)子資(zi)(zi)料(liao)(liao)的(de)備份(fen)要求就應當增強(qiang)。

　　備(bei)份(fen)的方法手段很多(duo)，包括(kuo)異(yi)地熱備(bei)份(fen)、磁盤陣列(lie)、刻制光盤等，主要是(shi)技術(shu)層面問題，這里不做過多(duo)討論。

　　需要指出(chu)的是，該(gai)項提(ti)出(chu)的“有效防范自(zi)然災害、意外事故和人(ren)為(wei)破壞(huai)的影響”，對(dui)企(qi)(qi)業的要求是比較(jiao)高的。例如，要防止(zhi)人(ren)為(wei)破壞(huai)，需要建立對(dui)會(hui)計(ji)資料(liao)存儲設(she)備(bei)的物理保護措施，防止(zhi)無關人(ren)員對(dui)設(she)備(bei)的接觸。對(dui)于小微企(qi)(qi)業來說，這些(xie)條(tiao)件(jian)一般(ban)是達不到的。小微企(qi)(qi)業要實(shi)行會(hui)計(ji)資料(liao)的無紙(zhi)化管(guan)理，可以采用大(da)型會(hui)計(ji)軟(ruan)件(jian)廠商提(ti)供的會(hui)計(ji)軟(ruan)件(jian)云服務(wu)，以滿足(zu)上述要求。大(da)型會(hui)計(ji)軟(ruan)件(jian)廠商具有較(jiao)強的實(shi)力和規模(mo)優勢，一般(ban)具備(bei)完善的數(shu)據庫備(bei)份體系。具備(bei)一定規模(mo)的會(hui)計(ji)代(dai)理記賬機構也可能具備(bei)上述條(tiao)件(jian)。

　　7. 建立索引

　　建立會計(ji)資料(liao)索(suo)(suo)(suo)引體系，目的是保證會計(ji)資料(liao)的線(xian)索(suo)(suo)(suo)性(xing)和(he)相互關聯性(xing)。會計(ji)資料(liao)的量達到一定程度，可檢(jian)索(suo)(suo)(suo)性(xing)就成為與安全性(xing)、真(zhen)實性(xing)同等重(zhong)要(yao)的一個(ge)問題。無(wu)法檢(jian)索(suo)(suo)(suo)的資料(liao)，和(he)沒(mei)有資料(liao)沒(mei)什(shen)么區別。所(suo)謂(wei)信息垃圾，就是這個(ge)意思。

　　建立索(suo)引(yin)(yin)體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)(de)要(yao)求，有(you)(you)三(san)層含(han)(han)(han)義(yi)：一是(shi)(shi)(shi)每類(lei)會計(ji)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)要(yao)有(you)(you)系(xi)統的(de)(de)(de)(de)編碼措施，通(tong)(tong)過編碼形成(cheng)各類(lei)會計(ji)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)間(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)交叉索(suo)引(yin)(yin)，即通(tong)(tong)過一類(lei)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)可以向(xiang)前向(xiang)后追(zhui)溯其(qi)他相(xiang)關(guan)(guan)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)，保證線索(suo)不斷。二是(shi)(shi)(shi)通(tong)(tong)過索(suo)引(yin)(yin)能(neng)夠找(zhao)到(dao)會計(ji)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)。對(dui)于(yu)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)，索(suo)引(yin)(yin)必須包含(han)(han)(han)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)(de)(de)物理空間(jian)(jian)位置信(xin)息(xi)。對(dui)于(yu)電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)，信(xin)息(xi)系(xi)統應(ying)(ying)能(neng)通(tong)(tong)過索(suo)引(yin)(yin)（編碼）訪問(wen)到(dao)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)數(shu)據。三(san)是(shi)(shi)(shi)對(dui)電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)和(he)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)要(yao)建立統一的(de)(de)(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)體(ti)系(xi)。盡管儲(chu)存(cun)方式不同(tong)，電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)和(he)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)內在(zai)是(shi)(shi)(shi)有(you)(you)機(ji)聯系(xi)的(de)(de)(de)(de)整體(ti)。在(zai)電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)中，應(ying)(ying)當(dang)含(han)(han)(han)有(you)(you)相(xiang)關(guan)(guan)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)信(xin)息(xi)，在(zai)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)索(suo)引(yin)(yin)中，也應(ying)(ying)當(dang)包含(han)(han)(han)相(xiang)關(guan)(guan)電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)(de)(de)索(suo)引(yin)(yin)信(xin)息(xi)，從而實現電子資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)和(he)紙(zhi)面(mian)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)的(de)(de)(de)(de)互查。企業(ye)應(ying)(ying)當(dang)制(zhi)定會計(ji)資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)索(suo)引(yin)(yin)體(ti)系(xi)的(de)(de)(de)(de)總體(ti)檢索(suo)規則(ze)，明確(que)哪些資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)是(shi)(shi)(shi)紙(zhi)面(mian)存(cun)儲(chu)，應(ying)(ying)當(dang)如何檢索(suo)，哪些資(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)料(liao)(liao)(liao)(liao)(liao)是(shi)(shi)(shi)電子存(cun)儲(chu)，應(ying)(ying)當(dang)通(tong)(tong)過信(xin)息(xi)系(xi)統的(de)(de)(de)(de)何種功能(neng)路徑訪問(wen)。

　　總(zong)之，企業實施(shi)會計資料無紙化不是隨意(yi)、無條件的(de)，要保證會計資料作為證據(ju)和軌跡的(de)留存價值(zhi)，同時也需(xu)要在會計資料保管效率要求和查詢使(shi)用需(xu)求兩(liang)者之間找(zhao)到平衡。這就是工作規(gui)范(fan)做出上述規(gui)定的(de)基本考(kao)慮。

　　（二）外部獲取會計資料

　　工作規(gui)(gui)范(fan)第四十一條規(gui)(gui)定：

　　企業獲得的(de)(de)需(xu)要外部單位或者個(ge)人(ren)證(zheng)明的(de)(de)原始憑(ping)證(zheng)和(he)其他(ta)會計資料(liao)，同時滿足(zu)下列條件的(de)(de)，可以不輸(shu)出(chu)紙面資料(liao)：

　　（一）會計(ji)資料附有外部(bu)單位或者個(ge)人的、符合(he)《中華人民共(gong)和國電子(zi)簽名法》的可靠的電子(zi)簽名；

　　（二）電子(zi)簽名經符合《中華人民共和國電子(zi)簽名法》的第(di)三(san)方認(ren)證；

　　（三）滿足第(di)(di)四十條第(di)(di)（一）項、第(di)(di)（三）項、第(di)(di)（五）項和第(di)(di)（六）項規(gui)定(ding)的(de)條件。

　　1. 會(hui)計資料范(fan)圍

　　外(wai)部(bu)獲(huo)取(qu)會(hui)計(ji)(ji)資(zi)料(liao)(liao)(liao)是(shi)(shi)(shi)(shi)指所(suo)記載(zai)內容(rong)需(xu)要(yao)(yao)企(qi)業(ye)外(wai)部(bu)人員(yuan)或者機構認(ren)可的會(hui)計(ji)(ji)資(zi)料(liao)(liao)(liao)。這類資(zi)料(liao)(liao)(liao)的范圍比較廣，主要(yao)(yao)是(shi)(shi)(shi)(shi)原始憑證(zheng)，如(ru)發票、銀(yin)(yin)行(xing)回單(dan)(dan)等。此外(wai)，還包括(kuo)銀(yin)(yin)行(xing)對賬單(dan)(dan)、購(gou)銷合同等其他外(wai)部(bu)獲(huo)取(qu)資(zi)料(liao)(liao)(liao)。需(xu)要(yao)(yao)注意的是(shi)(shi)(shi)(shi)，外(wai)部(bu)獲(huo)取(qu)資(zi)料(liao)(liao)(liao)不等于外(wai)部(bu)制作(zuo)的資(zi)料(liao)(liao)(liao)，一份會(hui)計(ji)(ji)資(zi)料(liao)(liao)(liao)由(you)本(ben)企(qi)業(ye)制作(zuo)，但經(jing)過了外(wai)部(bu)認(ren)可，也(ye)屬于這里所(suo)說(shuo)(shuo)的外(wai)部(bu)獲(huo)取(qu)會(hui)計(ji)(ji)資(zi)料(liao)(liao)(liao)。例(li)如(ru)，產品訂購(gou)單(dan)(dan)，一般來說(shuo)(shuo)其格式和(he)項目是(shi)(shi)(shi)(shi)由(you)本(ben)企(qi)業(ye)設(she)計(ji)(ji)，但如(ru)果需(xu)要(yao)(yao)客(ke)戶的簽章確認(ren)，就屬于外(wai)部(bu)獲(huo)取(qu)會(hui)計(ji)(ji)資(zi)料(liao)(liao)(liao)。

　　2. 電子簽名

　　外部人員(yuan)或者機(ji)構對(dui)(dui)會計(ji)資(zi)料的確認，在(zai)形式(shi)上體現為(wei)簽(qian)(qian)字或者蓋章(zhang)。對(dui)(dui)于電子資(zi)料來說，也就是要有(you)電子簽(qian)(qian)名(ming)。因此(ci)，工作(zuo)規范第四(si)十一條大部分引(yin)用了第四(si)十條規定，與之不同的是加入(ru)了兩項關于電子簽(qian)(qian)名(ming)的條件。

　　（1）什(shen)么(me)是電子簽名

　　根據我國《電子簽(qian)名法(fa)》第(di)(di)二條，電子簽(qian)名“是指數據電文中(zhong)以電子形式所含、所附用(yong)于識(shi)別簽(qian)名人(ren)身份并表明簽(qian)名人(ren)認(ren)可其中(zhong)內容的(de)數據”。該法(fa)第(di)(di)十四(si)條還(huan)規定(ding)，“可靠的(de)電子簽(qian)名與手寫簽(qian)名或者蓋章具有同等的(de)法(fa)律效力”。

　　簡單(dan)地理解，電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)簽名就是電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)上的(de)簽章。由于其效力得到法律的(de)確認，電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)簽名使需要相關(guan)方認可的(de)電(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)文(wen)件(jian)能夠代替紙(zhi)面文(wen)件(jian)成為證(zheng)據使用。這正是外部獲取會(hui)計(ji)資(zi)料無紙(zhi)化的(de)法律依(yi)據。

　　事實(shi)(shi)上，電子簽(qian)(qian)名(ming)(ming)不僅(jin)可(ke)以達到(dao)紙(zhi)面(mian)簽(qian)(qian)章(zhang)(zhang)的(de)(de)效果，而且其可(ke)靠(kao)性是紙(zhi)面(mian)簽(qian)(qian)章(zhang)(zhang)以及任何紙(zhi)面(mian)防偽技術不可(ke)比的(de)(de)。電子簽(qian)(qian)名(ming)(ming)技術能確(que)保(bao)經(jing)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)的(de)(de)電子數據一(yi)旦被(bei)篡(cuan)改即能被(bei)發(fa)現(xian)，從而保(bao)證(zheng)電子數據的(de)(de)真實(shi)(shi)性和(he)完整性。這也是第四(si)十一(yi)條(tiao)未(wei)引用(yong)第四(si)十條(tiao)第（四(si)）項條(tiao)件的(de)(de)原因。

　　《電子(zi)(zi)簽名法》施(shi)行后，電子(zi)(zi)簽名在國內電子(zi)(zi)金融、電子(zi)(zi)政務和電子(zi)(zi)商(shang)務領域(yu)得到廣(guang)泛應用。支(zhi)持會(hui)計資料無紙(zhi)化的成熟技術和市場環境已經形成。

　　電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)商(shang)業(ye)匯(hui)票是(shi)人民銀行(xing)主導的一項電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)簽名(ming)應用(yong)。目(mu)前，相(xiang)當一部分商(shang)業(ye)匯(hui)票從出票、承兌、背書到(dao)兌付全程都已(yi)實現電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)化，整個匯(hui)票生(sheng)命周期(qi)沒有(you)任何紙(zhi)(zhi)質文件生(sheng)成。截止2012年(nian)10月底，接入電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)商(shang)業(ye)匯(hui)票系統的機構(gou)共有(you)338家，2009年(nian)10月28日至2012年(nian)10月31日，電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)商(shang)業(ye)匯(hui)票系統處理(li)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)商(shang)業(ye)匯(hui)票業(ye)務總數(shu)為2,183,090筆，金額(e)61,449.44億。這充分說(shuo)明了電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)簽名(ming)技(ji)術的高可靠性。同時，電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)匯(hui)票的案(an)例也說(shuo)明，目(mu)前在(zai)(zai)一些領(ling)域實務中，紙(zhi)(zhi)面(mian)憑證已(yi)不(bu)復存在(zai)(zai)。

　　電(dian)子(zi)簽(qian)名在政(zheng)務(wu)(wu)領域(yu)也有多(duo)項(xiang)成功應用(yong)。例如，北京(jing)、海南、廣西(xi)、甘肅等(deng)多(duo)地(di)(di)國家稅(shui)務(wu)(wu)局(ju)和地(di)(di)方(fang)稅(shui)務(wu)(wu)局(ju)將電(dian)子(zi)簽(qian)名用(yong)于無紙化稅(shui)務(wu)(wu)申(shen)報(bao)工(gong)(gong)作(zuo)。這些地(di)(di)區企業向稅(shui)務(wu)(wu)局(ju)的納稅(shui)申(shen)報(bao)完全通過網絡(luo)進行，不再報(bao)送紙面材料。部分地(di)(di)方(fang)還將此(ci)項(xiang)工(gong)(gong)作(zuo)進一步延伸，實現(xian)了網上實時繳稅(shui)。

　　在商務和其他社(she)會應用方面，電子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)也大顯身手，在很多(duo)領域實現(xian)(xian)了無(wu)紙化。聯想等一批公(gong)司將電子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)應用于銷售(shou)訂(ding)貨業務中，實現(xian)(xian)銷售(shou)訂(ding)單管(guan)理(li)無(wu)紙化。不(bu)少醫院利用電子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)實現(xian)(xian)了病(bing)歷檔案管(guan)理(li)的完全無(wu)紙化。一些保(bao)(bao)險公(gong)司利用電子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)，通過移動電子(zi)設備(bei)實現(xian)(xian)保(bao)(bao)單銷售(shou)無(wu)紙化，提高保(bao)(bao)單銷售(shou)處(chu)理(li)的速度和銷量(liang)。

　　（2）工作規范對電子簽名的要求

　　工作規范第(di)四十條第(di)（一）項規定，無紙化管理(li)的(de)(de)外(wai)部(bu)獲取會計(ji)資料必須(xu)附有(you)電(dian)子(zi)簽(qian)名(ming)(ming)。這里要注(zhu)意兩個要求：一是(shi)(shi)電(dian)子(zi)簽(qian)名(ming)(ming)應當是(shi)(shi)對會計(ji)資料進行認可(ke)的(de)(de)外(wai)部(bu)個人或者(zhe)機(ji)構的(de)(de)，而不是(shi)(shi)企(qi)業(ye)自身的(de)(de)；二是(shi)(shi)電(dian)子(zi)簽(qian)名(ming)(ming)應當是(shi)(shi)“可(ke)靠的(de)(de)”。

　　根據《電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)法》第十三條，可靠的(de)電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)必須同(tong)時(shi)符合以下條件：“（一）電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)制(zhi)作(zuo)數據用(yong)于(yu)電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)時(shi)，屬于(yu)電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)人專(zhuan)有；（二(er)）簽(qian)(qian)署(shu)(shu)時(shi)電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)制(zhi)作(zuo)數據僅(jin)由(you)電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)人控(kong)制(zhi)；（三）簽(qian)(qian)署(shu)(shu)后(hou)對電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名(ming)(ming)的(de)任何改(gai)動能夠(gou)被(bei)發現；（四）簽(qian)(qian)署(shu)(shu)后(hou)對數據電(dian)(dian)文內容和形式(shi)的(de)任何改(gai)動能夠(gou)被(bei)發現”。

　　工作規范第四十條第（二）項進一(yi)步(bu)規定(ding)，電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)應當經第三(san)(san)方(fang)(fang)認證(zheng)。所謂第三(san)(san)方(fang)(fang)認證(zheng)，是(shi)指用于電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)的(de)(de)(de)數字證(zheng)書(shu)（即《電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)法》中所說的(de)(de)(de)“電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)制(zhi)作數據(ju)(ju)(ju)”）由獨立(li)于交易(yi)雙方(fang)(fang)的(de)(de)(de)第三(san)(san)方(fang)(fang)中介機(ji)構簽(qian)發，所生成(cheng)的(de)(de)(de)電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)真實性(xing)由該第三(san)(san)方(fang)(fang)進行鑒定(ding)的(de)(de)(de)機(ji)制(zhi)。提(ti)(ti)出(chu)第三(san)(san)方(fang)(fang)認證(zheng)要求，是(shi)為進一(yi)步(bu)提(ti)(ti)高電(dian)子(zi)(zi)會計資料的(de)(de)(de)公信力(li)。例如，目前(qian)銀行普遍開(kai)展電(dian)子(zi)(zi)銀行服(fu)務(wu)，客(ke)(ke)戶通過互聯網發出(chu)轉賬、付款(kuan)等各項指令(ling)，就附有電(dian)子(zi)(zi)簽(qian)名(ming)(ming)(ming)(ming)。其中，有的(de)(de)(de)銀行使(shi)用的(de)(de)(de)是(shi)第三(san)(san)方(fang)(fang)認證(zheng)，有的(de)(de)(de)銀行是(shi)自己認證(zheng)。對于自己認證(zheng)的(de)(de)(de)情(qing)況，如果(guo)銀行與客(ke)(ke)戶之間就某筆業務(wu)存在爭(zheng)議，則銀行依(yi)據(ju)(ju)(ju)自己的(de)(de)(de)認證(zheng)結論為自己提(ti)(ti)供證(zheng)據(ju)(ju)(ju)就顯得(de)公信力(li)不足。對于電(dian)子(zi)(zi)銀行業務(wu)來說，如果(guo)采用第三(san)(san)方(fang)(fang)認證(zheng)，則銀行和客(ke)(ke)戶企業雙方(fang)(fang)所得(de)到的(de)(de)(de)交易(yi)憑據(ju)(ju)(ju)數據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)(de)公信力(li)都(dou)能得(de)到保證(zheng)。

　　工作規范要求電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名經符(fu)合《電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名法(fa)》的(de)第三方(fang)認(ren)證，也就是要由(you)依據(ju)該(gai)法(fa)設(she)立的(de)電(dian)(dian)子(zi)認(ren)證服務(wu)機(ji)構(gou)來(lai)提供證書發放和簽(qian)(qian)名鑒定等服務(wu)。根據(ju)《電(dian)(dian)子(zi)簽(qian)(qian)名法(fa)》，電(dian)(dian)子(zi)認(ren)證服務(wu)機(ji)構(gou)的(de)設(she)立由(you)國務(wu)院信息產業主管(guan)部(bu)門(men)審批。公眾(zhong)可以(yi)通過工信部(bu)網站(zhan)查詢依法(fa)設(she)立的(de)電(dian)(dian)子(zi)認(ren)證服務(wu)機(ji)構(gou)名錄。

　　工(gong)作(zuo)規范第(di)四(si)十一條(tiao)規定，對銀行(xing)等具有廣泛客戶(hu)(hu)群(qun)體的(de)企(qi)業(ye)來說，不僅可以提高(gao)自(zi)身工(gong)作(zuo)效(xiao)率，而且，還為其(qi)改進客戶(hu)(hu)服務，進一步提高(gao)競爭力提供(gong)了(le)契機。例如，銀行(xing)可以在電子(zi)回(hui)單中加入第(di)三方認證的(de)電子(zi)簽名(ming)，使客戶(hu)(hu)企(qi)業(ye)不再需要紙面回(hui)單，提高(gao)客戶(hu)(hu)企(qi)業(ye)會計工(gong)作(zuo)效(xiao)率。

　　三、相關問題

　　企業開展會計資料無紙化管(guan)理，還(huan)應當注意以下問題：

　　（一）會計(ji)監督與無紙(zhi)化

　　符合(he)條件(jian)的(de)企(qi)業(ye)(ye)對會(hui)(hui)(hui)計資料(liao)進(jin)行無紙化管(guan)理，意(yi)味著對企(qi)業(ye)(ye)開展會(hui)(hui)(hui)計監(jian)督(du)(du)，包(bao)括(kuo)注冊會(hui)(hui)(hui)計師審計和(he)政(zheng)府監(jian)管(guan)機構的(de)檢查(cha)，都不(bu)能要求企(qi)業(ye)(ye)提(ti)供全套紙面會(hui)(hui)(hui)計資料(liao)。但是，企(qi)業(ye)(ye)應(ying)(ying)當(dang)對會(hui)(hui)(hui)計監(jian)督(du)(du)工作(zuo)提(ti)供必要的(de)幫助和(he)支持(chi)，對于監(jian)督(du)(du)人員需(xu)要查(cha)閱和(he)輸出的(de)電子資料(liao)，包(bao)括(kuo)需(xu)要作(zuo)為證據(ju)帶走的(de)電子會(hui)(hui)(hui)計資料(liao)，企(qi)業(ye)(ye)仍應(ying)(ying)當(dang)根據(ju)要求查(cha)詢(xun)、打(da)印，必要時進(jin)行簽章確認(ren)。

　　（二）電子會(hui)計資(zi)料(liao)的格式(shi)

　　工作規(gui)(gui)范所(suo)稱的電(dian)子會(hui)計資(zi)料(liao)，并未限(xian)定(ding)其(qi)(qi)格式。無(wu)論(lun)其(qi)(qi)是以數據庫、XBRL等結(jie)構化(hua)形(xing)式存在(zai)，還是以HTML、PDF、Excel、Word等非結(jie)構化(hua)形(xing)式存在(zai)，無(wu)論(lun)其(qi)(qi)由(you)會(hui)計信(xin)息系(xi)統(tong)管理(li)、還是由(you)專門的檔案(an)系(xi)統(tong)管理(li)，只要符合工作規(gui)(gui)范規(gui)(gui)定(ding)的條件，都可(ke)以不(bu)輸(shu)出(chu)紙面資(zi)料(liao)。

　　例如(ru)，一(yi)張自動生成的(de)記賬憑證(zheng)，最(zui)初以數據庫形式存(cun)放于(yu)會計信息系(xi)統中(zhong)，后來按照(zhao)企業檔案(an)管(guan)理統一(yi)要求轉換為PDF文件存(cun)放于(yu)企業檔案(an)管(guan)理系(xi)統中(zhong)并能通過該(gai)系(xi)統隨時查詢的(de)打(da)印，則可(ke)以視為滿足第四十條(tiao)第（三）項規定的(de)條(tiao)件。

　　（三）與會計檔案(an)管理規定的銜(xian)接(jie)

　　應當(dang)指出的(de)是(shi)，會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)和(he)會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)是(shi)不(bu)同的(de)概念。會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)的(de)范(fan)圍比會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)更廣，會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)是(shi)會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)，但不(bu)是(shi)所有會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)都是(shi)會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)，只(zhi)有具有長(chang)期保存價值并歸檔(dang)保存的(de)會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)屬于會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)。工(gong)作規(gui)范(fan)第四十條(tiao)、第四十一條(tiao)規(gui)定(ding)的(de)是(shi)會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)無紙化條(tiao)件，而對于哪(na)些會(hui)(hui)(hui)計(ji)資(zi)(zi)(zi)料(liao)屬于會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)，何(he)時歸檔(dang)，歸檔(dang)應當(dang)采(cai)取何(he)種形式，則應當(dang)按照(zhao)工(gong)作規(gui)范(fan)第四十二條(tiao)，“遵循國家有關會(hui)(hui)(hui)計(ji)檔(dang)案(an)管理的(de)規(gui)定(ding)”。

　　這里的(de)“會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)(li)的(de)規(gui)(gui)定(ding)”，是指(zhi)財政部和(he)國家檔(dang)(dang)案局制定(ding)的(de)《會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)(li)辦(ban)法(fa)》。目前，該辦(ban)法(fa)正在(zai)修訂(ding)中，對于會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)檔(dang)(dang)案的(de)電(dian)子化管(guan)理(li)(li)問(wen)(wen)題(ti)，將采取(qu)與工作(zuo)規(gui)(gui)范一致(zhi)的(de)原則(ze)。按照現行(xing)《會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)(li)辦(ban)法(fa)》第六(liu)條規(gui)(gui)定(ding)，當年(nian)(nian)形成(cheng)的(de)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)檔(dang)(dang)案，在(zai)會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)年(nian)(nian)度終了后，可(ke)暫(zan)由會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)機構保管(guan)一年(nian)(nian)，一年(nian)(nian)之(zhi)后再歸(gui)檔(dang)(dang)。因此，企業對于電(dian)子會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)資料歸(gui)檔(dang)(dang)管(guan)理(li)(li)的(de)時點問(wen)(wen)題(ti)，可(ke)暫(zan)按上述規(gui)(gui)定(ding)執行(xing)，歸(gui)檔(dang)(dang)前，電(dian)子會(hui)(hui)(hui)計(ji)(ji)(ji)資料的(de)管(guan)理(li)(li)遵(zun)循工作(zuo)規(gui)(gui)范的(de)規(gui)(gui)定(ding)。

日期：2013-12-25 16:11:12 | 關閉 |  分享到：